BKPP Berbenah Arsip Dinamis

Sleman – Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan (BKPP) Sleman merupakan instansi penunjang kepegawaian, pendidikan dan pelatihan. Ranah ketugasan BKPP berkaitan erat dengan bidang administrasi. Produk kerja BKPP berupa dokumen-dokumen sebagai bukti kerja yang perlu diarsipkan. 

Dalam rangka lebih menertibkan pengelolaan arsip dinamis, Arsiparis BKPP, Heni Dwi Wijayanti, A.Md, saat ini sedang melakukan penataan arsip inaktif tahun 2013-2016. Kegiatan ini dilatarbelakangi sebagian arsip belum tertata secara sistematis dan belum ada daftar arsipnya. Sebagian arsip dari Sekretariat, Bidang Pembinaan dan Pengembangan Pegawai,  Bidang Administrasi dan Dokumentasi Pegawai serta bidang Mutasi (nomenklatur kelembagaan tahun 2013-2016) yang ditempatkan di depo arsip BKPP belum sempat diidentifikasi dan dikomparasi antara arsip fisik dengan daftar arsipnya.

Proses penataan arsip inaktif diawali dengan pemilahan. Arsip ditata dan dikelompokkan berdasarkan prinsip asal usul yaitu penataan arsip sesuai dengan asal usul ketika arsip masih aktif. Arsip tersebut harus tetap merupakan satu kesatuan informasi yang utuh dari pencipta arsip apabila ada arsip yang berasa di tempat lain arsip itu dikembalikan sesuai dengan asal pencipta arsipnya.

Selanjutnya arsip dikelompokkan berdasarkan bidang/sekretariat/subbidang/subbagian sesuai Struktur Organisasi Tata Kerja BKD Kabupaten Sleman.  Substansi materi arsip ditata dan dikelompokkan berdasarkan prinsip aturan asli yaitu penataan arsip disesuaikan dengan penataan arsip ketika masih aktif, artinya ketika melakukan penataan arsip aturan/struktur arsip tetap bisa dipertahankan dan dipergunakan sebagai dasar penyusunan kembali.

Setelah dilakukan penataan dibuatkan daftar arsip inaktif. Arsip yang sudah tertata disimpan dalam boks arsip dengan diberi label identitas sesuai isinya dan ditata di rak arsip. Lebih lanjut, Heni Dwi Wijayanti, A.Md mengatakan bahwa setelah penataan arsip inaktif tersebut selesai akan tersusun  daftar arsip  inaktif, sehingga arsip dinamis BKPP tahun 2013-2016 lebih tertata dan setiap saat dibutuhkan mudah ditemukan. Dalam melaksanakan penataan ulang arsip dinamis ini, Arsiparis BKPP dibantu oleh 1 orang Pegawai non PNS.