Pembinaan Administrasi Kepegawaian Instansi

PEMBINAAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN INSTANSI

Oleh : Dakiri, S.Sos, M.Si

Pegawai negeri sipil mempunyai peranan yang sangat penting sebab Pegawai Negeri Sipil merupakan unsur aparatur negara untuk menyelenggarakan pemerintah dan pembangunan dalam rangka mencapai tujuan negara. Dengan semakin bertambahnya volume dan kompleksitas tugas-tugas lembaga pemerintahan dan silih bergantinya regulasi yang begitu cepat perlu upaya-upaya preventif untuk memperlancar tugas-tugas yang harus diemban oleh Pegawai Negeri Sipil.

Upaya tersebut tentunya tidak mudah, untuk mewujudkan penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan dibutuhkan Pegawai Negeri Sipil yang profesional, bertanggung jawab, jujur dan adil melalui pembinaan yang dilaksanakan berkelanjutan. Selaras dengan hal tersebut dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 dinyatakan bahwa manajemen PNS diarahkan untuk menjamin penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan secara berhasil guna dan berdaya guna, untuk mewujudkan itu diperlukan PNS yang profesional dan bertanggungjawab, jujur dan adil melalui pembinaan yang berdasarkan sistem prestasi kerja dan sistem karier yang dititikberatkan pada sistem prestasi kerja.

Untuk membentuk PNS sesuai dengan amanat undang-undang perlu perjuangan yang tidak mudah dan dalam kenyataannya harapan tersebut masih sulit untuk diwujudkan, justru yang terjadi adalah sebaliknya, yaitu timbulnya sejumlah permasalahan seperti terbatasnya jumlah SDM PNS berkualitas, ketidaksesuaian kompetensi yang dimiliki dan tidak sesuainya penempatan ataupun ketidakjelasan jalur karier yang dapat ditempuh, juga menurunnya kepercayaan masyarakat akan PNS yang profesional. Permasalahan tersebut tentu akan berpengaruh terhadap tingkat kinerja.

Pembinaan kepegawaian perlu dilaksanakan dalam upaya meningkatkan kualitas sumber daya aparatur untuk dapat bekerja secara profesional dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Secara implisit mengandung suatu interprestasi bahwa pembinaan adalah segala usaha dan kegiatan mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pembiayaan, koordinasi, pelaksanaan sampai pada pengawasan untuk mencapai tujuan dengan hasil yang maksimal. Untuk menghindari bias kepentingan individu dengan kepentingan organisasi maka diperlukan pembinaan yang bermuatan suatu ketugasan yakni meningkatkan ketertiban administrasi, disiplin dan motivasi kerja. Menurut Sondang P. Siagian (1994 : 24) : โ€œBahwa secara ilmiah pembinaan sumber daya manusia (aparatur) dapat diartikan sebagai pembinaan mutu kehidupan berkarya bagi pencapaian misi organisasi publik telah menunjuk indikator-indikator patologi bagi bina sumber daya manusia (aparatur yang mutakhir) yang meliputi bina keperilakukan, persepsi, profesionalisme, skill, ekspektasi dan etos atau sistem kerjaโ€.

Dari definisi tersebut dapat dijelaskan bahwa, untuk mencapai misi organisasi dapat dilakukan dengan menunjuk pada indikator-indikator tertentu seperti skill, profesionalisme, pengelolaan administrasi maupun bina keperilakuan. Namun secara realita, semua itu akan terlalu berat jika dilakukan secara bersama-sama tanpa dukungan SDM yang memadai dan sarana yang mendukung, tentu ada prioritas agar lebih maksimal dalam pelaksanaannya. Upaya yang dilakukan untuk meningkatkan profesionalisme pegawai salah satunya adalah pembinan administrasi kepegawaian.

Sebuah kajian yang dilakukan oleh Dosen STIE Aprin Palembang menunjukkan bahwa apabila pembinaan pegawai meningkat atau ditingkatkan maka peningkatan tersebut akan diikuti dengan peningkatan kinerja pegawai (pada salah satu instansi tertentu hasil penelitian) artinya semakin efektif pembinaan pegawai maka akan semakin tinggi pula tingkat kinerja pegawai. Karena pengelolaan administrasi kepegawaian merupakan bagian dari pembinaan maka pelaksanaannya perlu ditingkatkan seiring dengan tuntutan masyarakat mengenai birokrasi yang baik dengan Pegawai Negeri Sipil yang profesional, tanggap terhadap kebutuhan masyarakat, serta bertanggung jawab atas segala perbuatannya dan keputusannya.

Kegiatan pembinaan administrasi kepegawaian merupakan proses yang tidak mudah untuk dituntaskan dan akan mengalami perubahan yang terus menerus baik karena adanya tuntutan baru yang sesuai dengan kebutuhan juga karena adanya mutasi kepegawaian. Pengelolaan administrasi kepegawaian yang terkoordinasi perlu memiliki sistem pengendalian, baik dalam pelaporan maupun pengelolaan file kepegawaian disesuaikan kebutuhan dari masing-masing organisasi dan PNS itu sendiri.

Pengelolaan administrasi kepegawaian meliputi kegiatan penanganan pegawai sejak seseorang diangkat menjadi CPNS sampai saat ia diberhentikan karena mencapai batas usia pensiun atau karena sebab-sebab lainnya. Disamping itu administrasi kepegawaian mencakup pola kegiatan penanganan data kepegawaian yaitu pengumpulan, pencatatan, penyimpanan dan pemeliharaan file-file kepegawaian. Pengelolaan administrasi kepegawaian yang efektif dan efisien akan sangat membantu terciptanya Pegawai Negeri Sipil yang tertib, teratur dan terarah serta memiliki produktivitas dan profesionalisme yang tinggi.

Pembinaan administrasi kepegawaian instansi, yang dilakukan oleh Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sleman meliputi 4 (empat) komponen kegiatan pokok yang dilaksanakan yaitu :

Pelaporan perkembangan data kepegawaian, pembinaan ini difokuskan pada bagaimana seorang pengelola kepegawaian instansi membuat penjagaan KGB, KP, pensiun, permasalahan cuti PNS, laporan perubahan data keluarga, laporan perceraian, dan laporan kehadiran pegawai;

Pengelolaan file kepegawaian, pembinaan ini ditekankan pada bagaimana seorang pegawai menyadari akan pentingnya dan manfaat dari file kepegawaian, sehingga terjadi komunikasi yang sinergis antara PNS dan pengelola kepegawaian instansi;

Pemantauan pengelolaan kepegawaian, penekanannya pada seberapa besar capaian perkembangan data kepegawaian dan pengelolaan file kepegawaian pada kurun waktu tertentu. Jika output yang dihasilkan pembinaan menunjukkan peningkatan capaian kinerja maka bisa dipertahankan tetapi sebaliknya jika output yang dicapai mengalami penurunan atau tidak ada perkembangan yang signifikan maka perlu dievaluasi;

Komponen pendukung, dalam pembinaan selain tersebut pada butir diatas masih dilengkapi data pendukung seperti : Formulir data nominatif, daftar urut kepengkatan, Bezetting, kartu cuti PNS yang tujuannya untuk menyamakan persepsi tentang data kepegawaian seiring dengan adanya perubahan regulasi yang begitu cepat.

Dari hasil pembinaan dengan menggunakan pendekatan administrasi kepegawaian maka dapat terjalin komunikasi yang sinergis antara pengelola kepegawaian instansi dengan BKD atau sebaliknya. Dengan kata lain pembinaan administrasi kepegawaian instansi adalah sebagai sarana komunikasi antara pihak-pihak yang berkepentingan dalam hal ini Badan Kepegawaian Daerah dengan PNS yang bersangkutan maupun pengelola kepegawaian masing-masing instansi. Komunikasi tersebut perlu dikelola agar permasalahan kepegawaian yang ada di masing-masing instansi bisa terselesaikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dengan didukung ketersediaan dokumen kepegawaian yang lengkap dan memadai.

Setelah dilaksanakan pembinaan administrasi kepegawaian, langkah selanjutnya untuk mengetahui sejauhmana efektivitas pelaksanaan pembinaan administrasi kepegawaian adalah melakukan pemantauan administrasi kepegawaian. Dalam proses pemantauan metode yang dilakukan yaitu dengan menggunakan model pendekatan langsung dan tidak langsung. Pendekatan langsung dilakukan apabila pemantauan atau monitoring dilakukan pada saat kegiatan sedang berjalan atau dilaksanakan. Teknik yang digunakan dalam pendekatan ini wawancara formal maupun informal serta observasi proses yang sedang dilaksanakan. Sedangkan pendekatan tidak langsung dilakukan karena pelaksanaan pemantauan tidak melalui observasi lapangan tetapi dengan mengamati/mencermati hasil laporan yang dilakukan secara rutin atau berkala sehingga bisa dievaluasi pelaksanaannya.

Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*