Studi Komparasi Kearsipan BKPP Sleman di ANRI

Kunjungan ANRISleman – Dalam rangka meningkatkan pengelolaan kearsipan, pada tanggal 28 dan 29 Agustus 2018 Sekretariat Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Kabupaten Sleman melaksanakan study komparatif  kearsipan ke Arsip Nasional Republik Indonesia di Jl. Ampera Raya No 7 Jakarta Selatan. Materi kunjungan berkaitan dengan pengelolaan arsip pegawai khususnya arsip perseorangan pegawai dan penyusutan arsip.

Rombongan diterima oleh Bapak Drs.Hanapi Mulyadi Kepala Subdirektorat Daerah IIC. Beliau mengatakan bahwa untuk dapat melakukan penyelenggaraan kearsipan yang baik perlu didukung antara lain adanya kebijakan yang mengatur pengelolaan arsip, anggaran, sarana dan prasarana, sumberdaya manusia dan pembinaan. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Arsip perseorangan pegawai (file pegawai) yang dikelola oleh Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Kabupaten Sleman termasuk kategori arsip vital.

Mengingat pentingnya keberadaan arsip vital perlu dibuat suatu program yang sistematis mulai dari identifikasi arsip vital, prosedur penyimpanan, dan prosedur perlindungan. Perlindungan yang dimaksudkan meliputi perlindungan fisik arsip dan juga informasi yang terkandung di dalamnya. Untuk itu perlu dibuat sistem penyimpanan dan hak akses arsip. Akses terhadap arsip vital harus dibatasi hanya orang atau pegawai yang berwenang dan berhak terhadap arsip tersebut. Pengelolaan arsip Kepegawaian harus berpedoman juga pada aturan terkait yang mengatur tentang urusan kepegawaian (UU, PP dan Perka BKN).

Seiring dengan bertambahnya volume arsip maka perlu dilaksanakan penyusutan arsip. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan (UU No. 43 Tahun 2009). Kegiatan penyusutan harus berdasarkan aturan dan sebelumnya telah dilakukan penilaian berdasarkan nilai guna atau Jadwal Retensi Arsip. Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian dan PNS dan Pejabat Negara telah diatur dalam Keputusan Bupati Sleman No.53.4/Kep.KDH/A/2014. Dengan dengan dikeluarkannya  Peraturan Kepala ANRI No.22 Tahun 2017 tentang Pedoman Retensi Arsip Kepegawaian perlu diusulkan  perubahannya. Juga dalam pengarahannya ANRI yang diwakili oleh Kepala Subdirektorat Daerah IIC menyampaikan apresiasi yang signifikan dengan pelaksanaan kunjungan studi komperasi ini karena Pemerintah Kabupaten Sleman akan menjadi Pilot Project SIKD pada Tahun 2019 setelah Pemerintah Kota Yogyakarta.

Study komparasi dilanjutkan dengan melihat pengelolaan arsip perseorangan pegawai ANRI di ruang penyimpanan arsip ANRI. Pengelolaan arsip personal ANRI mekanisme pengelolaannya tidak jauh berbeda dengan pengelolaan di BKPP Sleman, yang membedakan adalah pada instrumen penempatan menggunakan Roll Opped. Pengelolaan dari sisi SDM, arsip perseorangan di ANRI dengan jumlah pegawai kurang lebih 500 pegawaian dikelola oleh 3 (tiga) Analis Kepegawaian sedangkan di BKPP Sleman hanya dikelola olah satu arsiparis. (/dkr)

Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*